Politique de protection des renseignements personnels

Black & McDonald Limited (« B&M », « nous », « notre ») s’engage à fournir un service exceptionnel à nos clients et partenaires. Étant donné que cette qualité de service implique de recueillir, d’utiliser et de communiquer certains renseignements personnels concernant nos clients et partenaires, protéger ces renseignements est l’une de nos plus grandes priorités.

Nous informerons nos clients et partenaires de la raison pour laquelle nous recueillons, utilisons et communiquons leurs renseignements personnels, ainsi que de la manière dont nous le faisons. Nous obtiendrons leur consentement lorsque nécessaire et n’utiliserons leurs renseignements personnels que d’une manière considérée raisonnablement appropriée dans la situation et dans le respect des lois provinciales ou fédérales pertinentes.

Cette politique de protection des renseignements personnels, dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») ou de toute autre loi provinciale ou fédérale pertinente, précise les principes et pratiques que nous suivrons en matière d’obtention, d’utilisation ou de communication des renseignements personnels de nos clients ou partenaires. Notre engagement de confidentialité permet d’assurer l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de nos clients et partenaires et permet à ceux-ci de demander d’y accéder et de les corriger.

Portée de cette politique

Cette politique de protection des renseignements personnels s’applique à Black & McDonald Limited, à ses sociétés affiliées et à ses partenaires.

Cette politique s’applique également à tout fournisseur de service recueillant, utilisant ou communiquant des renseignements personnels au nom de Black & McDonald Limited.

L’utilisation, l’obtention et la communication de renseignements personnels d’employés de Black & McDonald Limited, comme définies par les lois pertinentes, et pouvant comprendre les bénévoles, les étudiants, les individus ayant un contrat avec Black & McDonald Limited ou avec une agence travaillant pour la société, sont traitées séparément dans la politique concernant la vie privée et les renseignements personnels des employés 4.8.04.

Définitions

Renseignements personnels — renseignements concernant un individu identifiable. Les renseignements personnels peuvent ne pas comprendre de coordonnées professionnelles (décrites ci-après).

Coordonnées professionnelles — renseignements qui permettraient de communiquer avec une personne sur un lieu de travail et comprenant un nom, un titre de poste, un numéro de téléphone au travail, une adresse professionnelle, un courriel professionnel ou un numéro de télécopieur professionnel. Les coordonnées professionnelles d’un individu recueillies, utilisées et communiquées uniquement dans un but de communication liée aux responsabilités de travail de cet individu pourraient ne pas être couvertes par cette politique.

Agent de la protection de la vie privée — individu responsable de s’assurer que Black & McDonald Limited respecte cette politique.

Obtention de renseignements personnels
1. À moins que le but de l’obtention de renseignements personnels soit évident, que le client ou le partenaire ne fournisse volontairement ses renseignements personnels dans ce but et qu’il était raisonnable pour le client ou partenaire de le faire, nous communiquerons l’objectif visé par la collecte de renseignements, oralement ou par écrit, avant le moment de la collecte ou au moment de celle-ci.
2. Nous respectons la vie privée de tout individu visitant notre site Web ou tout autre élément technologique. Nous prenons des mesures afin d’assurer le respect de la vie privée et la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli, notamment de tout renseignement passif obtenu sans qu’il ne soit activement fourni au moyen de technologies variées (p. ex. par le navigateur, les témoins ou pixels espions).
3. Tous les renseignements personnels fournis resteront au sein de notre organisation et ne seront partagés avec aucune entité externe sans permission préalable. Vos renseignements personnels ne seront pas vendus, transmis ni rendus publics de quelque manière que ce soit sans votre accord préalable.
4. B&M recueille des renseignements personnels dans divers buts liés au fonctionnement de notre entreprise et à l’offre de services. Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires afin d’atteindre les objectifs identifiés, par exemple :
  - Vérifier une identité
  - Vérifier une cote de crédit
  - Identifier des préférences
  - Ouvrir ou gérer un compte
  - Fournir les produits ou services demandés
  - Authentifier des transactions
  - Effectuer l’inscription à un programme
  - Assurer un haut niveau de service
  - Respecter les exigences légales
Consentement
1. Nous obtiendrons le consentement des clients et des partenaires afin de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels (hormis dans les cas où la loi nous autorise à le faire sans consentement, comme décrit ci-après).
2. Le consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique grâce à un représentant autorisé ou peut être implicite lorsque l’objectif de l’obtention, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels est considéré comme évident, que les clients et partenaires fournissent volontairement des renseignements personnels dans ce but et qu’il est raisonnable qu’ils le fassent.
3. Le consentement peut également être implicite lorsqu’un client ou partenaire est prévenu, dispose d’une possibilité raisonnable de retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels pour les communications extérieures ou le démarchage de nouveaux produits et services et ne retire pas son consentement après un temps raisonnable.
4. Certaines exceptions existent selon les lois pertinentes (p. ex. les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit et le retrait de consentement nuirait au respect d’une obligation légale). Hormis dans ces cas, les clients et partenaires peuvent suspendre ou retirer leur consentement à l’utilisation de leurs renseignements par Black & McDonald Limited de certaines manières. La décision d’un client ou d’un partenaire de suspendre ou de retirer son consentement à certaines utilisations des renseignements personnels pourrait limiter notre capacité à fournir un service ou produit particulier. Dans ce cas, nous expliquerons les conséquences du retrait de consentement au client ou partenaire.
5. Nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans avertir ni demander le consentement du client ou partenaire dans des situations limitées et uniquement dans les limites permises par les lois pertinentes. De telles situations peuvent comprendre :
  - Lorsque l’obtention, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels est autorisée ou exigée par la loi.
  - En cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’un individu.
  - Lorsque les renseignements personnels sont disponibles à partir d’une source publique (p. ex. annuaire).
  - Lorsque des conseils juridiques d’un avocat sont nécessaires.
  - Pour récupérer une dette.
  - Pour nous protéger des fraudes.
  - Pour enquêter au sujet d’une violation d’une entente ou d’une loi.
Utilisation et communication des renseignements personnels
1. Nous n’utiliserons ou ne communiquerons les renseignements personnels de nos clients et partenaires que pour atteindre les objectifs identifiés au moment de l’obtention ou pour un but raisonnablement lié à ces objectifs, lorsque les lois pertinentes l’autorisent, lesquels peuvent comprendre :
  - Effectuer des sondages auprès de nos clients ou partenaires afin d’améliorer l’offre de services.
  - Communiquer directement avec nos clients et partenaires au sujet des produits et services qui pourraient être intéressants.
2. Nous n’utiliserons et ne communiquerons pas les renseignements personnels des clients et partenaires dans un autre but, sauf si nous obtenons au préalable le consentement des intéressés ou si les lois pertinentes l’autorisent.
3. Nous ne vendrons pas les listes de clients et partenaires ou leurs renseignements personnels sans leur consentement préalable.
Conservation des renseignements personnels
1. En cas d’utilisation des renseignements personnels des clients et partenaires afin de prendre une décision les affectant directement, nous conserverons ces renseignements personnels pendant au moins un an ou pendant la durée requise par les lois pertinentes, afin que le client ou partenaire ait une possibilité raisonnable de demander d’y avoir accès.
2. Selon l’article 4.1, nous ne conserverons les renseignements personnels des clients et partenaires que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs fixés, dans un but commercial ou légal.
Garantie de l’exactitude des renseignements personnels
1. Nous effectuerons des efforts raisonnables afin de nous assurer que les renseignements personnels sont raisonnablement exacts et complets par rapport aux buts poursuivis par leur obtention, utilisation ou communication, notamment en ce qui concerne leur utilisation pour prendre une décision par rapport au client ou partenaire et leur communication à d’autres organisations.
2. Les clients et partenaires peuvent demander à ce que leurs renseignements personnels soient modifiés afin d’assurer leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction de renseignements personnels doit être effectuée par écrit et des détails suffisants doivent être fournis afin d’identifier les renseignements personnels et la correction recherchés.
3. Si les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous effectuerons les corrections demandées et enverrons les renseignements corrigés à toute organisation à laquelle nous les avons communiqués dans l’année précédente. Si aucune correction n’est effectuée, nous inscrirons la demande de correction du client ou partenaire dans son dossier.
Protection des renseignements personnels
1. Nous nous engageons à assurer la sécurité des renseignements personnels des clients et partenaires afin de les protéger de tout accès, obtention, utilisation, communication, copie, modification, élimination ou de tout risque similaire non autorisé. Ceci peut notamment comprendre l’utilisation de classeurs fermés, le verrouillage des bureaux contenant les renseignements personnels, l’utilisation d’identifiants utilisateur, de mots de passe, de chiffrement, de pare-feu, l’interdiction d’accès aux données par les employés lorsqu’approprié (c.-à-d. seuls ceux ayant besoin de connaître les renseignements peuvent y accéder, exiger de tout fournisseur de services qu’il mette en place des mesures de sécurité comparables).
2. Nous utiliserons des mesures de sécurité adéquates lorsque nous détruirons les renseignements personnels des clients et partenaires, par exemple en déchiquetant les documents et en supprimant les renseignements stockés électroniquement.
3. Nous réviserons et mettrons constamment à jour les politiques et les contrôles au fur et à mesure des changements technologiques afin d’assurer la sécurité continue des renseignements personnels.
Offre d’accès aux renseignements personnels aux clients et partenaires
1. Les clients et partenaires ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, avec des exceptions limitées selon les lois pertinentes, ce qui peut comprendre le privilège du secret professionnel de l’avocat lorsque la communication révélerait des renseignements personnels au sujet de problèmes de santé et sécurité d’un autre individu. Dans certaines situations, il peut être nécessaire de dissocier une partie d’un fichier contenant des renseignements personnels avant d’autoriser l’accès à celui-ci.
2. Une demande d’accès à des renseignements personnels doit être effectuée par écrit et des détails suffisants doivent être fournis afin d’identifier les renseignements personnels recherchés.
3. Sur demande, nous indiquerons également à nos clients et partenaires la manière dont nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui nous les avons transmis si pertinent.
4. Lorsque les renseignements peuvent être fournis conformément aux lois pertinentes, nous rendrons ceux-ci disponibles dans les 30 jours ouvrables ou avertirons de tout allongement du délai lorsqu’il est nécessaire pour répondre à la demande.
5. Un frais minime peut être demandé afin de fournir l’accès aux renseignements personnels. Lorsqu’un frais peut s’appliquer, nous avertirons les clients et partenaires de celui-ci et demanderons au client ou partenaire son autorisation d’effectuer la demande.
6. Si une demande est rejetée, partiellement ou dans son intégralité, nous avertirons nos clients et partenaires par écrit, en fournissant les raisons du refus et les recours possibles.
Questions et plaintes : Rôle de l’agent de la protection de la vie privée
1. L’agent de la protection de la vie privée ou son représentant doit veiller au respect de cette politique, de la LPRPDE et de toute loi pertinente par Black & McDonald Limited.
2. L’agent de la protection de la vie privée ou son représentant doit vérifier périodiquement cette politique et effectuer les changements nécessaires en cas de modification des exigences légales, ou encore des politiques et pratiques internes concernant les renseignements.
3. Les clients et partenaires doivent faire part de toute plainte, inquiétude ou question au sujet de la conformité de Black & McDonald Limited à l’agent de la protection de la vie privée par écrit. Si l’agent de la protection de la vie privée est incapable de résoudre le problème, le client ou partenaire peut également écrire au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à leur Commissariat à la protection de la vie privée provincial si pertinent.

Coordonnées de l’agent de la protection de la vie privée de Black & McDonald Limited ou de son représentant :

Black & McDonald Limited
Agent de la protection de la vie privée
Bur. 2100 — 2 rue Bloor Est
Toronto, Ontario M4W 1A8
Email: [email protected]
Téléphone : (416) 920-5100
Téléc. : (416) 922-8768

Date de la politique : Juin 2017